市民の個人情報の紛失について

 当該事案につきましては、令和3年1月4日(月)付けで、本市ホームページにおいて「お客様情報の紛失についてのお詫び」として掲載させていただきましたが、市民の個人情報の紛失であったことが判明したので、改めてご報告させていただきます。

 令和2年11月2日(月)、職員が庁舎内での特殊取扱郵便物の振分け業務において、市民3名の方の個人情報を含む「預金口座振替届出書」が封入された特殊取扱郵便物1通を紛失する事案が発生しました。

 対象となった市民の方々には、すでに紛失の経緯の説明と謝罪をさせていただいていますが、改めまして、今回の事態を厳粛に受け止め、市民の皆さまに多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げますとともに、再発の防止に努めてまいります。

1 概要と経緯

 令和2年10月31日(土)に本市へ届いた、特殊取扱郵便物1通(預金口座振替届出書3件)が、総務部総務・情報統計グループ(以下「総務・情報統計グループ」という。)の職員による特殊取扱郵便物の誤配布により、上下水道部経営企画グループ(以下「経営企画グループ」という。)へ渡り、その後、紛失に至り、速やかに庁内の関係する部署において捜索を行いましたが、現在までのところ発見には至っておりません。

 

紛失に至る経緯
日付 経緯
令和2.10.31(土)  宿直員が、当該特殊取扱郵便物を含む特殊取扱郵便物21通を収受した。
令和2.11.2(月) 〇総務・情報統計グループが、10月31日(土)及び11月1日(日)に届いた特殊取扱郵便物のうちの1通を宛先の振分け先を誤って経営企画グループにした。
〇その振分けた、当該特殊取扱郵便物の宛先が「大阪狭山市役所御中」でありながら、「特殊文書配布簿」の入力時に誤って、出納室とするところを経営企画グループと入力した。 
〇当該特殊取扱郵便物を引渡す際、総務・情報統計グループ及び経営企画グループ双方の担当者が当該特殊取扱郵便物を含む特殊取扱郵便物(9通)の通数及び宛先を十分に確認せず引渡した。
〇経営企画グループは、引渡された特殊取扱郵便物のうち、1通を下水道グループへ、残りをお客様センターへ引渡した。
令和2.12.22(火) 〇市民の方から健康福祉部高齢介護グループ(以下「高齢介護グループ」という。)へ、「11月分の口座振替届出書を提出済みだが、保険料の督促が届いたのはなぜか。」という問合せがあった。
〇高齢介護グループは、市に口座振替届出書が届いていないので、銀行に問合せていただくようお願いした。
〇市民の方から銀行へ確認していただいたところ、預金口座振替届出書は令和2年10月14日(水)に銀行で受付けされているとのことであった。
〇本市の関係部署(高齢介護グループ、出納室、総務・情報統計グループ)において、当該預金口座振替届出書の捜索を行ったが、確認できなかったため、高齢介護グループから銀行に捜索をお願いした。
令和2.12.23(水) 〇銀行から高齢介護グループへ、「当該特殊取扱郵便物は、令和2年10月29日(木)付けで銀行から本市へ発送済みである。」と回答があった。
〇高齢介護グループが、郵便局ホームページの追跡システムを用いて調べたところ、令和2年10月31日(土)午前10時40分に市が受取っていたことを確認した。
〇高齢介護グループが、総務・情報統計グループに確認したところ、当該特殊取扱郵便物は「経営企画グループ」へ渡されており、関係部署へも捜索を依頼したが、発見には至らなかった。
令和2.12.24(木) 〇経営企画グループから、市民(3名)の方々へ、現時点での調査中の経緯を説明し、謝罪を行った。
〇市民(3名)の方々には、口座振替の手続きを翌年1月から引落しさせていただくことや、口座振替ができなかった11月分、12月分の保険料については、納入通知書を送付するので、これをもって納入していただきたい旨をお伝えし、了承を得た。
令和2.12.28(月)  経営企画グループは、外部からの侵入も限定されることから、当該特殊取扱郵便物は、外へ持ち出された可能性も低く、経営企画グループ内で紛失したものと判断した。

2 紛失した文書

預金口座振替届出書(介護保険料 2件、後期高齢者医療 1件)

3 紛失後の対応

 令和2年12月24日(木)、経営企画グループから、市民3名の方々へ調査中の現時点の経緯をご説明し、深く謝罪し、翌年1月から口座振替の手続きをさせていただくことや、口座振替ができなかった11月分、12月分の保険料については、納入通知書を送付させていただき、納入していただきたい旨をお伝えし、ご了承いただきました。
 令和3年1月4日(月)、市ホームページに「お客様情報の紛失についてのお詫び」を掲載しました。
 令和3年1月12日(火)、再度、市民3名の方々へ、同グループからこれまでの経過報告及び再発防止に向けた業務改善策と情報紛失における注意喚起を全庁的に行うことをご説明しました。
 令和3年2月2日(火)、総務・情報統計グループから黒山警察署に当該特殊取扱郵便物の紛失に係る「遺失届」を届出ました。

4 個人情報を紛失した原因

(1)総務・情報統計グループが、郵便局から収受した特殊取扱郵便物のうちの1通を宛先部署を誤って経営企画グループへ振分けてしまいました。
(2)総務・情報統計グループが、宛先部署を「経営企画グループ」と誤って「特殊文書配布簿」に入力してしまいました。
(3)総務・情報統計グループが、経営企画グループへ特殊取扱郵便物を引渡す際に、双方グループの担当者が宛先と通数を十分に確認していませんでした。

5 再発防止策

本市では、今後このような誤りを起こさないよう、下記のとおり、複数人でのチェックで確認した事務を徹底します。

(1)総務・情報統計グループが、郵便局から収受した特殊取扱郵便物を宛先部署ごとに振分ける際に、複数の職員によるチェックを行います。
(2)「特殊文書配布簿」の入力内容が、振分けた特殊取扱郵便物と間違いがないか、複数の職員によるチェックを行います。
(3)特殊取扱郵便物の引渡しの際に、総務・情報統計グループと宛先部署の双方の担当者が宛先と通数を確認したうえで、「特殊文書配布簿」に双方の署名又は押印します。

6 資料等

市民の個人情報の紛失について(詳細資料)(PDF:362.2KB)

7 お問い合わせ

総務部総務・情報統計グループ
上下水道部経営企画グループ

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